En tant que responsable du programme de voyages de votre organisation, il est possible que vous vous trouviez dans une situation très typique où vous tentez de convaincre la direction d’aborder le sujet ou d’accorder de l’importance à la question des risques liés aux voyages et de la mise en œuvre d’un processus pour les réduire.

Vous êtes sans doute au courant de la nécessité de mettre en place une solution complète d’atténuation des risques liés aux voyages pour répondre aux exigences sociales et juridiques associées au devoir de diligence dont l’entreprise doit faire preuve envers les voyageurs d’affaires. Sinon, vous savez peut-être que les ressources ou les processus existants en matière de risques liés aux voyages sont minimes et doivent être plus exhaustifs.

Comment donc parvenir à capter l’attention de la direction et à obtenir son soutien pour mettre en place une solution globale en matière des risques liés aux voyages ou pour faire passer votre programme de voyages existant à la prochaine étape?

La position suivante sur la gestion des risques liés aux voyages est-elle celle de votre équipe de direction?

La direction a souvent l’impression que le niveau de risque relatif aux voyages au sein de l’entreprise est faible, voire nul. Il n’est pas rare qu’elle pense ainsi : « Nous n’avons pas eu de problème; nous n’avons pas eu d’incident avec un voyageur ou un employé expatrié, alors pourquoi ces préoccupations? » Les membres de la direction ont peut-être même l’impression que leur organisation est, grâce à l’aide de l’entreprise de gestion de voyages avec laquelle elle a conclu un contrat, en mesure d’offrir le soutien nécessaire à ses voyageurs. Est-elle toutefois réellement préparée à fournir cet appui?

Déterminer le niveau de soutien requis

Vous avez probablement déjà entendu l’adage « On juge l’arbre à ses fruits ». En général, on emploie ce dernier pour dire qu’on ne connaît pas la qualité de quelque chose avant de l’avoir essayé, utilisé ou expérimenté. Avec cette idée en tête, posez-vous la question suivante : même si une intervention n’a pas été nécessaire encore, les capacités de votre organisation à réagir à un incident lié aux voyages ont-elles déjà été mises à l’essai?

Pour obtenir l’attention et le soutien des membres de la direction, il est suggéré de mener un exercice d’intervention où il faut réagir face à un incident impliquant un voyageur d’affaires. Après avoir obtenu l’approbation nécessaire, inventez un incident à la fois bref et « réaliste » (lié à la santé ou à la sécurité) touchant un ou plusieurs voyageurs d’affaires et dirigez un exercice pour voir comment l’entreprise gérera la situation et soutiendra le ou les employés. C’est une bonne façon de valider le véritable niveau de soutien en place au sein de votre entreprise. Vous trouverez dans les prochaines lignes un modèle simple à suivre pour un exercice d’intervention.

Tout d’abord, il est d’une importance vitale que les services appropriés de l’entreprise soient représentés lors de l’exercice (p. ex., ressources humaines, santé, sécurité, juridique, cadres du secteur d’activités d’où proviennent la majorité des voyageurs, etc.). Ces services de l’entreprise sont généralement ceux qui doivent intervenir et soutenir le voyageur dans le cadre des processus organisationnels internes. Bien entendu, il sera nécessaire d’avoir à la table les membres de la haute direction qui prendront les décisions relatives à l’atténuation des risques liés aux voyages.

N’oubliez pas que le but de cet exercice d’intervention n’est pas d’effrayer ou l’alarmer qui que ce soit. L’objectif est : 1) de comprendre le niveau d’assistance que votre entreprise est préparée à fournir à l’employé en déplacement; 2) de découvrir où se trouvent les lacunes dans votre procédure en place pour appuyer les voyageurs; 3) et de savoir quelles mesures doivent être prises pour combler les lacunes repérées.

La dernière étape de votre exercice d’intervention est l’analyse des lacunes ou l’« audit » du niveau de soutien qu’offre l’organisation aux voyageurs. Cette analyse confirmera où se trouvent les lacunes, l’importance de ces dernières vis-à-vis de la santé et de la sécurité des voyageurs ainsi que la solidité de la marque et des finances de l’organisation. Vous pourriez choisir de fournir l’analyse à la direction ou encore recourir à des ressources contractuelles spécialistes de l’atténuation des risques liés aux voyages pour vous aider à toutes les étapes de l’exercice d’intervention.

Grâce à cet exercice, vous pourriez rapidement attirer l’attention de la direction afin que vous et d’autres dans l’organisation ayez la possibilité de travailler à obtenir les ressources contractuelles requises et à mettre en œuvre un programme exhaustif de gestion des risques liés aux voyages. Essayez-le!

N’oubliez pas que les lacunes dans le soutien offert aux voyageurs constituent des risques potentiels, et que ceux-ci représentent de possibles enjeux de responsabilité qui peuvent toucher la santé financière de l’entreprise.

Cet article est une traduction de l’anglais d’un texte du GBTA Risk Committee paru sur le site gbta.org le 27 septembre 2019. Pour consulter la publication originale, veuillez cliquer ici.